Охрана труда и техника безопасности в офисе

Безопасности труда работников, которые выполняют обязанности в офисе, работодатели часто уделяют недостаточное внимание. Вероятно, это обосновано тем, что по сравнению с опасными производственными предприятиями, например, транспортными или строительными, офисные сотрудники подвержены меньшему риску. Однако при этом обязанности работодателя по части гарантий безопасности их работы, установленные на законодательном уровне, необходимо исполнять вне связи с какими бы то ни было характеристиками организации, включая профиль ее работы, масштаб или другие параметры. Для «офисных» работников придется выполнить длинный ряд мер по охране труда, а если уклониться от этой обязанности – на компанию и лично работника, который отвечает за ее осуществление, могут наложить серьезные санкции.

Охрана труда для работников офиса: правовая база

Основным нормативным документом, который определят необходимые действия работодателя по вопросам охраны труда персонала, остается Трудовой кодекс. Он содержит базовые принципы гарантии безопасности работ и отдельные конкретные механизмы их реализации. Однако порядок выполнения необходимых действий обычно раскрывается дополнительными правовыми актами. К их числу принадлежат:

• федеральный закон от 28 декабря 2013 года N 426-ФЗ, устанавливающий правила выполнения спецоценки условий труда;
• приказ Минтруда от 24.01.2014 N 33н, определяющий принципы выполнения спецоценки и методику ее выполнения;
• совместный приказ Минобра и Минтруда от 13 января 2003 года N 1/29, которым установлен порядок организации обязательной подготовки работников по охране труда;
• приказ Минздрава № 302н от 12 апреля 2011 г., утверждающий порядок организации обязательных медицинских осмотров работников и обстоятельства, при которых их выполнение становится необходимым;
• КоАП РФ;
• другие правовые документы.

Для отдельных отраслей, которые сопряжены с повышенным риском для сотрудников, применяются особые требования охраны труда персонала. Они могут формулироваться Федеральными нормами и правилами выполнения профильных типов работ или иными нормативными актами, в том числе разработанными профильными государственными органами. Например, требования к безопасности работников, которые выполняют свои обязанности на высотных объектах, определены приказом Минтруда от 28 марта 2014 г. № 155н.

Риски по охране труда для офисных работников

Необходимость реализации особых мер для безопасности офисного персонала – не только формальное требование. Охрана труда на рабочем месте в офисе – действительно полезное мероприятие, поскольку деятельность интересующей нас категории работников продуцирует риски, способные причинить заметный вред их здоровью и работоспособности в длительной перспективе. К основным из них относятся:

• недостаточная освещенность основных рабочих поверхностей, которая создает повышенную нагрузку на органы зрения;
• присутствие вредоносных химических веществ и соединений в воздухе рабочей зоны, а также недостаточное содержание кислорода в атмосфере рабочего помещения;
• присутствие шумового и вибрационного воздействия, генерируемого офисной техникой, а также посторонние шумы, например, с улицы или из соседних помещений;
• содержание пыли и механических примесей в воздухе, которое может быть следствием неудовлетворительной организации работы по уборке помещений;
• присутствие высокочастотного электромагнитого излучения в рабочем помещении;
• высокий уровень эмоциональных и психических нагрузок, связанных с характером выполняемых должностных обязанностей;
• другие факторы.

В совокупности перечисленные обстоятельства могут создавать серьезную нагрузку на физическое состояние сотрудника и его эмоционально-психическое состояние. Поэтому работодателю необходимо вовремя позаботиться о том, чтобы минимизировать воздействие этих факторов, обеспечив специалистам сохранение их здоровья и работоспособности.

Основные меры по ОТ

Действующее трудовое законодательство содержит ряд обязательных мер, которые подлежат реализации в «офисных» компаниях. Основными из них становятся:

• проведение спецоценки условий труда согласно нормативам, определенным 426-ФЗ;
• организация инструктажа работников согласно приказу № 1/29;
• организация работы специалиста или службы по охране труда согласно нормам статьи 217 ТК РФ;
• дополнительные меры для особых категорий работников, включая выполнение медицинских осмотров и психиатрических освидетельствований;
• дополнительные меры обеспечения охраны здоровья при особых эпидемиологических обстоятельствах. Например, сейчас актуальной стала охрана труда при коронавирусе в офисе: работодателям вменяется в обязанность обеспечить сотрудникам возможность гигиенической обработки рук, применения защитных масок, а также организовать контроль состояния их здоровья на рабочих местах.

В дополнение к обязательным мерам в этой сфере работодатель вправе самостоятельно предпринимать действия, ориентиованные на улучшение условий труда работников. При этом принимаемые меры не могут противоречить положениям Трудового кодекса и иных действующих нормативных актов в сфере охраны труда. Список действий и задач в этом направлении следует утвердить локальным нормативным документом за подписью руководителя. Обычно для этого используется положение об охране труда для офисных работников. Все сотрудники компании обязаны быть ознакомлены с его содержанием под роспись.

Организация работ по ОТ

Ответ на вопрос о том, нужна ли охрана труда в офисе, содержит статья 217 ТК РФ. Этот раздел нормативного документа указывает, что на предприятиях, где работает более 50 человек, должна быть обязательно сформирована штатная единица специалиста по ОТ или создано соответствующее подразделение. Это требование применяется вне зависимости от области работы компании или характера основной части рабочих мест. Следовательно, оно в полной мере распространяется и на офисные предприятия: в каждой крупной организации должен быть отдельный специалист по охране труда в офисе.

В компаниях меньшего масштаба решение о введении такой должности или формировании подразделения принимается руководителем организации. В большинстве ситуаций этот вопрос решается одним из следующих способов:

• заключение договора на выполнение соответствующих обязанностей со сторонней компанией, прошедшей процедуру аккредитации на выполнение работ по ОТ, то есть использование услуг аутсорсинга. Такой способ позволяет компании выполнить правила охраны труда в офисе, не вводя собственную штатную единицу;
• привлечение действующего сотрудника смежного профиля к выполнению обязанностей специалиста по ОТ на условиях совмещения или совместительства;
• привлечение к выполнению таких обязанностей сотрудника другой компании на условиях совместительства с заключением договора гражданско-правового характера;
• выполнение таких обязанностей самим руководителем организации. Этот способ особенно хорошо подходит для микропредприятий, где директор часто выполняет не только функции специалиста по ОТ, но и другие важные задачи.

Вне зависимости от того, какой вариант решения этой проблемы выбирает руководитель компании, он обязан проследить за тем, чтобы соответствующий сотрудник имел необходимые знания и навыки, то есть прошел спецподготовку и знал требования охраны труда к офисным помещениям. Также он должен следить, чтобы на предприятии был в наличии перечень документов по охране труда в офисе, которые необходимы сотрудникам при ежедневной работе. Если таких знаний недостаточно, директор компании должен организовать обучение работника прежде, чем допустить его к выполнению соответствующих обязанностей.

Проведение спецоценки

Согласно нормативам 426-ФЗ выполнение спецоценки условий труда обязательно для всех работодателей, включая руководителей офисных предприятий. Единственным исключением из этого правила становится ситуация, когда компания сотрудничает только с надомными или удаленными сотрудниками: при таких обстоятельствах проводить СОУТ не требуется. В остальных случаях директор предприятия должен заключить договор на выполнение таких работ с уполномоченной организацией, внесенной в реестр Минтруда, поскольку самостоятельно выполнять СОУТ компания не имеет права. Выбранная компания проделает следующие работы:

• проведет проверку присутствия вредоносных факторов на рабочих местах сотрудников, таких как повышенная температура офисного помещения по охране труда и другие;
• в случае обнаружения таких факторов проверит интенсивность их воздействия на работников, например, замерит температуру и уровень освещенности на рабочих поверхностях;
• определит класс вредности и составит карты СОУТ для каждого рабочего места;
• подготовит отчет по СОУТ, который представит на утверждение работодателю и направит в Федеральную государственную систему учета результатов спецоценки, как того требует закон.

Работодатель, утвердив отчет, будет обязан принять меры в соответствии с результатами процедуры. Если на предприятии обнаружены только рабочие места с оптимальными и допустимыми условиями, потребуется составить декларацию о соответствии и направить ее в Госинспекцию труда. Это даст возможность автоматически продлить срок действия отчета о спецоценке по истечении пяти лет с даты ее проведения. Если условия труда на рабочих местах будут признаны вредными или опасными, – что, надо признать, в офисах случается довольно редко, — потребуется разработать для сотрудников систему льгот и компенсаций, а также предоставить соответствующие сведения специалистам ФСС, поскольку в этой ситуации работодателю будет начислен повышенный дополнительный страховой тариф при уплате обязательных взносов.

Обучение по охране труда офисных сотрудников

Еще одна важная обязанность работодателя – организовать инструктаж по охране труда для офисных работников. При этом основные обязанности офисных сотрудников по охране труда включают прохождение такого инструктажа и усвоение предоставляемой информации с тем, чтобы они могли оперативно применить ее на практике при возникновении соответствующих обстоятельств.

Порядок выполнения такой подготовки урегулирован положениями приказа № 1/29. Он предполагает организацию пяти разных видов инструктажей в зависимости от стажа работника на предприятии и других обстоятельств:

• вводный инструктаж по охране труда в офисе – проводится при поступлении сотрудника на предприятие для ознакомления его с общими требованиям по ОТ, которые действуют в конкретной организации;
• первичный инструктаж – проводится на конкретном рабочем месте для знакомства с его особенностями и порядком действий в случае экстренной ситуации;
• повторный инструктаж – выполняется по истечении шести месяцев с даты предварительного обучения;
• целевой инструктаж – организуется при необходимости привлечения сотрудника к другой работе, которая требует дополнительных навыков в сфере ОТ;
• внеплановый инструктаж – проводится при наступлении особых обстоятельств, например, принятии новых требований законодательства к по части безопасности труда работников.

Для проведения каждого вида инструктажа разрабатывается отдельная инструкция по охране труда для работников офиса. Обучающие занятия проводит сотрудник, уполномоченный приказом руководителя, — в этой роли в большей части ситуаций выступает специалист по ОТ.

Инструкция по ОТ для офисных работников

Такая инструкция обычно также составляется специалистом по ОТ и утверждается руководителем организации. Типовой документ согласно рекомендациям Минтруда содержит следующие разделы:

• общие требования ОТ на предприятии, включая порядок субординации между сотрудниками, требования к специалисту и его основные обязанности, порядок применения ответственности за невыполнение установленных правил;
• требования перед началом работ, которые содержат описание подготовительных операций, обеспечивающих сохранение здоровья и работоспособности сотрудника, а также исправность и долговременную работу офисного оборудования;
• правила выполнения задач, включая список запретов на выполнение конкретных действий, которые потенциально могут причинить вред самому сотруднику или оборудованию, которое он использует при выполнении должностных обязанностей;
• порядок действий при наступлении аварийных обстоятельств. Этот блок обычно разбивается на две основных части: порядок действий самого работника по устранению источника проблемы или хотя бы минимизации последствий форс-мажорной ситуации и правила информирования непосредственного руководителя о сбое;
• требования после окончания работ, которые включают приведение в порядок рабочего места и перевод техники в спящее либо нерабочее состояние, в котором она будет оставаться до начала следующей смены.

Утвержденная работодателем инструкция по ОТ вводится в действие приказом за подписью руководителя. После этого она представляется для ознакомления всем работникам организации и становится обязательной к выполнению. Факт такого ознакомления сотрудники подтверждают личной подписью в ведомости, журнале или акте.